Vsaka pravna oseba - državni organ oz. delovna organizacija - gospodarska ali negospodarska - poleg svoje osnovne ali temeljne dejavnosti opravlja tudi pomožne in stranske dejavnosti. Ena takih pomožnih dejavnosti je tudi pisarniško poslovanje - upravljanje z zapisi posameznega državnega organa, organizacije, podjetja ali skupnosti. Za uspešno delovanje posamezne delovne organizacije morajo temeljne, pomožne in stranske dejavnosti potekati vzporedno, za kar skrbijo strokovno usposobljeni delavci, vsak na svojem podrocju dela.

Delovni postopki oz. metode dela, ki jih lahko oznacimo kot pisarniško poslovanje so:

• sprejemanje poštnih in drugih prispelih pošiljk (vlog. listin),
• odpiranje, pregledovanje in datiranje prispelih listin, 
• signiranje in klasificiranje listin, 
• evidentiranje in dodeljevanje zadev v nadaljnje delo 
• odpošiljanje rešitev 
• arhiviranje zadev.

Pošta lahko pride v organizacijo na vec nacinov:

• po pošti 
• od kurirjev oz. raznašalcev drugih organov ali delovnih organizacij 
• neposredno od strank 
• od notranjih organizacijskih enot.

Pri odpiranju in pregledovanju pošte locimo neevidencno gradivo (casopisi, prospekti, vošcilnice ipd.) in evidencno gradivo, ki ga po signiranju razporedimo strokovnim delavcem, ki gradivo rešujejo vsebinsko. Ti postopki navadno potekajo v vložišcu (sprejemni pisarni).

Mnogi zgoraj našteti postopki in posledicno tudi evidence v zadnjem casu potekajo preko racunalniških sistemov znotraj posamezne delovne organizacije.

Za evidentiranje sprejete in oddane pošte se uporabljata knjigi:
obr. 0,80 - Knjiga prejete pošte
obr. 0,83 - Knjiga odposlane pošte
kot dodatno evidenco za evidenco poštnine v nekaterih organizacijah uporabljajo tudi
obr. 0,78 - Kontrolnik poštnine
Za evidenco kurirske službe in potrdilo prejemnika služi
obr. 0,15 - Kurirska knjiga
za evidenco notranjega kroženja spisov med referenti za posamezna podrocja in glavno pisarno pa se uporablja obr. 0,31 - Interna dostavna knjiga
obr. 0,81 - Dežurna knjiga - uporablja se za evidentiranje stalne prisotnosti dolocenih

delavcev na sedežu organa po rednem delovnem casu, lahko tudi ponoci in sicer v tistih državnih organih, ki so posebej pomembni za družbo (upravne enote, ministrstva, vladne služce, inšpekcijske službe…) in tudi pri vecjih delovnih organizacijah zaradi poslovnih potreb. Dežurni delavec v knjigo vpisuje pomembnejše dogodke, sprejema nujne pošiljke in telegrame, pa tudi zaupne pošiljke. Prav tako dežurni delavec sprejema telefonske pogovore in jih vpisuje v obr. 0,9 - Knjiga telefonskih pogovorov, kjer zabeleži kdo in kdaj je klical ter kratko vsebino pogovora. Pri svojem delu si lahko pomaga tudi s prirocnima blokoma
obr. 0,68 - Razgovor
in
obr. 0,40 - Ko ste bili odsotni.

Interna pravila v delovnih organizacijah in državnih organih mnogokrat zahtevajo od vratarske službe tudi evidenco prihodov in odhodov, bodisi zaposlenih ali obiskovalcev. Tem potrebam služita knjigi:
obr.